Mengontrol ukuran mailbox

Ada beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk mengontrol ukuran mailbox.

New mail in Inbox quota

Setting ini untuk membatasi berapa ukuran total email yang belum dibaca yang dapat bertengger/disimpan di Inbox email.

Untuk melakukan setting ini caranya, login ke control panel lalu klik Email Manager. Lalu pilih domain/subdomain yang ingin Anda manage (misalnya tokoku.com). Lalu pilih salah satu POP account, mis: steven@tokoku.com. Lalu klik Edit. Lalu silakan set "New mail in Inbox Quota" dan klik Submit.

Catatan: email yang sudah dibaca tidak lagi akan terhitung dalam perhitungan quota ini. Lihat tanya jawab di bawah.

Autopurging (hapus otomatis)

Setting ini untuk membatasi berapa hari sebelum sebuah email dihapus otomatis.

Ada beberapa setting autopurge yang dapat diterapkan, yaitu:

• New (unread) mails in Inbox, yaitu pada email di Inbox yang belum dibaca. Disarankan jika ingin mengeset autopurge, disetlah agak lama, misalnya 3 bulan atau lebih. Karena jika ada email masuk dan si pengguna belum sempat membacanya, maka dapat otomatis hilang/terhapus sehingga akibatnya si pengirim dapat bingung emailnya dibaca atau tidak, berhubung tidak ada bounce/mentalan email. Hati-hati menggunakan setting ini.

• Old (read) mails in Inbox, yaitu pada email di Inbox yang telah dilihat, baik lewat IMAP/webmail/POP.

• Sent mails, yaitu pada email di folder Sent. Setiap kita mengirim email lewat webmail, kopinya akan tersimpan di folder Sent. Jika Anda sering mengirim email berukuran besar, dapat mengeset autopurge untuk yang ini lebih pendek, misalnya katakanlah 1 minggu. Atau bisa juga untuk secara manual sering-sering menghapus isi folder Sent.

• Trash mails, yaitu pada Inbox di Trash (yang sudah dihapus lewat webmail).

Untuk melakukan setting-setting ini caranya, login ke control panel lalu klik Email Manager. Lalu pilih domain/subdomain yang ingin Anda manage (misalnya tokoku.com). Lalu pilih salah satu POP account, mis: steven@tokoku.com. Lalu klik Edit. Lalu silakan set "New (unread) mails in Inbox older than ... days", "Old (read) mails in Inbox older than ... days", "Sent mails older than ... days", "Trash mails older than ... days" dan klik Submit.

Incoming mail size limit

Setting ini untuk membatasi berapa ukuran sebuah email (a single email) yang dapat masuk ke account email. Tujuannya selain untuk membantu mengontrol ukuran mailbox juga dapat juga untuk proteksi, misalnya jika Anda berada di koneksi Internet yang lambat sehingga untuk menarik email lewat POP atau membuka email lewat webmail dibutuhkan waktu yang lama.

Untuk melakukan setting ini caranya, login ke control panel lalu klik Email Manager. Lalu pilih domain/subdomain yang ingin Anda manage (misalnya tokoku.com). Lalu pilih salah satu POP account, mis: steven@tokoku.com. Lalu klik Edit. Lalu silakan set "Incoming mail size limit" dan klik Submit.

Tanya jawab

Saya sudah mengeset quota, tapi kok tetap ukurannya tembus/lebih besar?

Karena masalah implementasi software yang digunakan (vmailmgr), maka quota email baru dapat diterapkan pada email baru di Inbox yang belum dibaca (baik lewat POP maupun lewat webmail). Misalnya account mailbox steven@tokoku.com dikirimi 10 email masing-masing berukuran 100KB. Maka total ukuran email baru di Inbox yang belum dibaca adalah sekitar 1MB. Jika setting new mail in Inbox quota adalah sekitar 1MB juga, maka jika ada lagi email baru yang ingin masuk maka akan ditolak.

Tapi, jika sebelum ada email baru lagi masuk, si pengguna (steven@tokoku.com) menarik emailnya lewat POP (meskipun tanpa menghapus email), atau membaca emailnya lewat webmail atau IMAP client, maka email-email yang sebelumnya ada di Inbox jadi berstatus sudah dibaca dan tidak dihitung lagi dalam perhitungan new mail in Inbox quota.

Sehingga jika ada email masuk maka masih bisa (hingga total 1MB lagi), dikarenakan new mail in Inbox menjadi kosong.

(Penjelasan teknis: quota diterapkan pada subdirektori new/ pada Maildir oleh program vmailmgr yaitu vcheckquota. Jika email dibaca lewat POP atau IMAP maka akan dipindahkan ke cur/).

Dengan demikian, ukuran total sebuah mailbox dapat menjadi lebih besar daripada 1MB dikarenakan ukuran total sebuah mailbox adalah gabungan dari new (unread) mail in Inbox + not new (read) mail in Inbox + email di folder email lain.

Untuk itu Anda dapat menggunakan cara-cara lain untuk mengontrol ukuran total sebuah mailbox, yaitu seperti yang dijelaskan di awal artikel.

Semoga maklum dan jelas. Jika ada perubahan implementasi sistem email, maka artikel ini akan diupdate untuk memberikan penjelasan sistem quota yang baru.